Yolculuğa Dair

Kendimize, çevremize ve hayata kızmanın en naif halidir “Keşke”.

Öngöremediğimiz ve kabul edemediğimiz durumlara hayıflandığımızda keşke yardıma koşar, durumu yumuşatır, kabullenmeye geçişi kolaylaştırır. Peki her keşke kabul edilmeli midir?

2023’ün sonuna yaklaştığımız şu günler, eminim birçok kurumda oldukça yoğun geçiyor. Kalan 1 haftada yeni keşkelere meydan vermemek için son düzlükte atılacak deparların bol olduğu zamanlardayız. Geriye dönüp bakıldığında telafisi mümkün olan bazı durumları görüp hızlıca sonuç alacağız belki ama büyük bir çoğunluğu maalesef bizi biraz üzecek. Birçoğunu dile getirmeyeceğiz bile. Eğer geçmişte benzer aksaklıkları sadece bir “keşke” ile geçiştirmediysek, bu hesaplaşma emin olun daha az yorucu olacak.

Nasıl sürekli ve kalıcı pişmanlıklar bireylerin zihinsel ve benden sağlığını olumsuz yönde etkiliyorsa, kurumlarda da sürekli hale gelmiş ancak kanıksanmış pişmanlıklar kurumu yıpratmaya devam edecek. Bu konuda bazı kurumlar uzman desteği ile varlığındaki bu durumun farkına varıp kendini güncelleyecek. Bu gelişimi bir kurum kültürü haline getirmek ise her geçen dönemin geriye dönük hesaplaşmasını ve kazanımlarını daha da kolaylaştıracaktır

Peki nereden başlamalı? Aşağıda bazı öneriler ve durumu detaylandırmak için sorulacak soruları bulabilirsiniz. Bunları kurum dinamiklerinize göre şekillendirmek ve çeşitlendirmek size bağlı.

Objektif Tespitler “Neler yolunda gitmedi?”
Buradaki “objektif” önemli detay. Suçlamadan ve suçlanmadan, kafaları kuma gömmeden nelerin yolunda gitmediğini açık yüreklilikle ortaya dökmek iyi bir başlangıç olacaktır.

Gruplama “Engellenebilecekler / Engellenemeyecekler”
Her yolunda gitmeyen durum veya ulaşılamayan hedef, gerçek anlamda müdahale alanımız dışındaki etkenlerden oluşmuş olabilir. Bunları birer bahane olarak tanımlamak yerine gruplamak, kontrol ve müdahale alanımız içindekilere odaklanmamızı kolaylaştıracaktır. Engellenemeyecek statüsüne aldıklarımızı da belki 2’ye ayırıp “Öngörülebilecekler ve Öngörülemeyecekler” şeklinde ayırıp öngörülebilir durumları yeni planlamaya dahil etmek daha güçlü sonuçlar verecektir.

Takımı Dahil Etme “Mutabık mıyız?”
Bu değerlendirme takım olmaksızın gerçekleşirse kesinlikle eksik ve hatalı olacaktır. Zaman kaybı yaratacaktır. Sorunun ortak olarak tanımlanabilmesi için her bir takım üyesi tarafından aynı şekilde algılanması ya da anlaşılması gerekir. Takım üyelerinin önyargısız fikir beyan edebildiklerini bilmeleri ve fikirlerinden dolayı yargılanmayacaklarına inanmaları bu akışta faydayı yaratacak en önemli iki durumdur.

Vizyonu Hatırlama “Ne için buradayız?”
Vizyonun, kuruma olan aidiyeti destekleyen önemli bir kavram olduğu asla unutulmamalıdır. Ancak çoğu kurumda toplantıdan toplantıya hatırlanan/hatırlatılan bu kavramın içselleştirilmesi “Ne için buradayız” sorusunun her zaman sorulmasını sağlayacaktır. Bu soruya verilen cevaplar ise herkes için tatmin edici olmalı ve vizyonu yansıtmalıdır.

Cesur Sorular ve Dürüst Cevaplar “Ne oldu? Neden oldu? Ne olmalıydı?”
Objektif Tespitlerle belirlediğimiz sorunları detaylandırma zamanı. Burada denge çok önemli. Kişilerin kendilerini ve birbirlerini dövmeden hesap verme ve hesap sorma yetkinliklerini ortaya koymaları gereken en önemli kısım. Engellenemeyecek ve öngörülemeyecek olan dış sebepleri çıkardıktan sonra kalanları açık yüreklilikle sorgulamak ve cevaplarını açık yüreklilikle vermek atılacak en büyük adım olacaktır.

Aksiyon “Neyi yaşamak/yaşamamak için ne yapacağız?”
Nispeten daha az can acıtıcı olan kısma geldik. Artık hesaplaşmadan çıkıp harekete geçme zamanı. Bu aksiyonları alırken özellikle dikkat edilmesi gereken nokta “gerçekçi” ve “ulaşılabilir” aksiyonlar olması. Bunu bir sonraki madde ile birlikte ele almak ise aksiyonlardaki başarı oranını yükseltecek.
Delegasyon “Hangi konuda sorumluluğu kim almak istiyor?”
Bu maddedeki kilit nokta “kim almak istiyor” kısmı. Sorumluluk dediğimiz şey, almaya gönüllü biri olmadan verildiğinde mutsuzluk ve verimsizlik yaratıyor. Bu sebeple takım içinde yetkinliklere uygun şekilde sorumluluğun “alınmasını” sağlamak yöneticinin önemli bir liderlik özelliğini de ortaya çıkaracaktır. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri ise adalet olacaktır. Genelde takımlarda her işi üstlenmeye gönüllü bir kişi veya azınlık olacaktır. Sorumluluğu büyük ölçüde üstlenmek de isteyebilirler ancak bunun bir takım sorunu olduğu ve birlikte çözümlenmesi gerektiği her fırsatta gündemde olmalı ve oyuna tüm takım dahil olmalıdır.

Kontrol “Bir sonraki sene sonu “keşke” demeyeceklerimizin listesi / Yıl ortası kontrol periyotları”
Dengeli bir kontrol mekanizması bu işin son basamağı olarak mutlaka detaylandırılmalıdır. Bunu bir kontrol listesi olarak oluşturmak ve takım ile paylaşmak tüm yapılan planlamanın çıktısı olarak mümkünse ortak bir platformda (fiziksel veya online) yayınlanmalıdır. Bu konuda tüm takımın (yönetici dahil) önyargısız, hesap verilebilirlik farkındalığında ve vizyona odaklanarak birbirini kontrol edebilmesinin önü açılmalıdır.

Bununla birlikte kontrol işini sene sonuna bırakmak yerine daha kısa periyotlarda yapmak başarıyı yükseltecektir. Bu periyotları belirlerken zamanlamaları ve değerlendirme sürelerine ilişkin kuralları takımla birlikte baştan koymak bahane üretmeyi zorlaştıracaktır. Kısa aralıklı kontrol zamanlamaları eğer takım kalabalıksa takım içinden seçilecek bir komisyon tarafından da takip edilebilir. Böylece yolda oluşan aksaklıklar, ihmaller veya yeni “keşke” sorunsalları tespit edilerek çözüm akşına dahil edilebilir.